Dossierbeheer
Overledene, opdrachtgever, nabestaanden, fasen en tijdlijn in één dossier.
Nieuw Rouwkaarten ontwerpen en drukklaar maken →
Van eerste melding tot laatste factuur, alles in één flow.
UitvaartFlow is het complete platform voor uw uitvaartonderneming. Dossiers, regelgesprek op de tablet, planning, begroting en facturatie, rouwkaarten, documenten, leveranciers en een eigen portaal voor de nabestaanden. In één systeem, in uw eigen huisstijl.
- AVG-proof
- Hosting in de EU
- Werkt op elke tablet
- Geen installatie
Gemaakt voor de hele onderneming
Uitvaartverzorgers
Administratie
Eigenaren
Oproepkrachten
Het platform
Eén systeem, van eerste melding tot nazorg
Geen losse Excel-lijsten, papieren dossiers of verouderde software meer. Alle onderdelen werken samen en delen dezelfde gegevens.
Alles over één uitvaart, op één plek
Elk dossier bevat de gegevens van de overledene, de opdrachtgever en de nabestaanden, met een status en een tijdlijn van alles wat er is gebeurd.
- Status per fase, in één oogopslag
- Tijdlijn met wie wat wanneer deed
- Zoeken op naam, datum of dossiernummer
Het regelgesprek op de tablet
Loop aan de keukentafel stap voor stap de wensen door: sfeer, opbaring, kist of wade, rouwkaart, muziek, sprekers, bloemen, koffietafel en de asbestemming. De opdrachtgever tekent op het scherm.
- Tabletweergave met grote knoppen
- Handtekening op het scherm, met vastgelegd wat er is ondertekend
- Artikelen uit uw prijslijst die bij de wensen passen, staan klaar voor de begroting
- Voorgesprekken bij leven worden bij een melding vanzelf gevonden
Een takenlijst die zichzelf maakt
Bij elke melding maakt UitvaartFlow een takenlijst uit uw eigen sjablonen, voor begrafenis of crematie. Verschuift de uitvaart, dan schuiven de deadlines mee. In de nazorgfase staan de nazorgtaken vanzelf klaar.
- Eigen sjablonen per soort uitvaart, met instelbare termijnen
- Voortgang per onderdeel: aula, rouwkaart, bloemen, vervoer
- Weekagenda met uitvaarten, afspraken en deadlines
- Mijn taken: wat vandaag moet, en wat te laat is
Van begroting naar factuur in één klik
Uw prijslijst vult de begroting vanuit de gekozen wensen. Na akkoord maakt u er met één klik een factuur van. Op de factuur staat een QR-code waarmee de familie direct betaalt vanuit de bankapp.
- Prijslijst met foto's: ook een catalogus voor het gesprek
- Begroting en factuur in uw huisstijl, te printen, als PDF of per e-mail
- Betalingen, deelbetalingen en creditfacturen, nummering zonder gaten
- Uitvaartpolissen bijhouden, overzicht openstaand en export naar Excel
Documenten die zichzelf invullen
Maak eigen sjablonen voor opdrachtbevestiging, draaiboek, rouwkaarttekst en bedankbrief. UitvaartFlow vult ze met de gegevens uit het dossier. Foto's en stukken bewaart u versleuteld bij het dossier.
- Sjablonen met uw logo en kleuren
- Automatisch gevuld met dossiergegevens
- Met één vinkje gedeeld met de familie in het portaal
Rouwkaarten ontwerpen, drukklaar in één keer
Kies een ontwerp, en de teksten staan er al: naam, data, uitvaart, condoleance en de familie. Voeg een foto toe, zoom in en schuif hem op zijn plek. Wat de familie op het scherm ziet, is precies wat de drukker krijgt.
- 8 ontwerpen, enkel of dubbel gevouwen
- Foto in kleur, zwart-wit of sepia, rond, als boog of rechthoekig
- Proef met één klik in het portaal van de familie
- Drukklare PDF op 300 dpi, met afloop en snijtekens
Functies
Alles wat u nodig heeft. Niets wat in de weg zit.
Alle onderdelen werken samen en delen dezelfde gegevens. U vult iets één keer in, en het staat overal goed.
Voorgesprekken
Wensen bij leven vastleggen. Bij een melding vindt UitvaartFlow ze vanzelf.
Wensen en handtekening
Stap voor stap op de tablet, met handtekening van de opdrachtgever.
Taken en sjablonen
Takenlijsten per soort uitvaart, met deadlines die meeschuiven.
Agenda en mijn taken
Uitvaarten, afspraken en deadlines per week en per medewerker.
Begroting en factuur
Uit uw prijslijst, met betaal-QR, deelbetalingen en creditfacturen.
Prijslijst en catalogus
Artikelen met foto's, vanzelf voorgesteld bij de gekozen wensen.
Documenten
Opdrachtbevestiging, draaiboek en bedankbrief, automatisch gevuld.
Rouwkaart-ontwerper
8 ontwerpen, eigen foto, proef voor de familie en drukklare PDF.
Nabestaandenportaal
Planning, gedeelde stukken, foto's sturen en berichten, zonder account.
Leveranciers en bestellingen
Adresboek en bestellingen per e-mail aan bloemist, drukker of cateraar.
Nazorg
Nazorgtaken staan vanzelf klaar, met notities en berichten van de familie.
Uw eigen huisstijl
Logo, kleuren en lettertype in het portaal, op facturen en in e-mails.
Mail uit uw eigen domein
Alle e-mails gaan via uw eigen mailserver, vanaf uw eigen adres.
Uitvaartverzekeringen
Polissen per dossier, met verzekeraar, soort en status van de uitkering.
Export naar Excel
Facturen en openstaande bedragen in één klik naar Excel.
Rollen en logboek
Rechten per rol en een logboek van wie wat heeft bekeken of gewijzigd.
AI-concepten
Rouwkaarttekst, draaiboek en bestelberichten als concept. U beslist.
✦ UitvaartFlow AI
Concepten in seconden. U beslist.
AI schrijft een eerste concept op basis van het wensenformulier. Uw medewerker controleert, past aan en keurt goed. Pas dan komt het in het dossier.
Rouwkaart en advertentieConcepttekst uit de wensen van de familie
Draaiboek plechtigheidVolgorde, muziek en sprekers op een rij
GespreksnotitiesNotities omzetten naar ingevulde velden, ter controle
LeveranciersberichtenBestelberichten voor bloemist, drukker of cateraar
Altijd gemarkeerd als concept · zo min mogelijk persoonsgegevens · volledig uit te zetten
AI schrijft concept…
Rouwkaart · 2026-041
Verdrietig, maar dankbaar voor alles wat zij voor ons heeft betekend, nemen wij afscheid van onze lieve moeder en oma
Johanna van den Berg
Joke
Zwolle, 3 maart 1941 · Deventer, 14 november 2026
Wij zullen haar warmte en haar humor missen.
Opnieuw
Aanpassen
Goedkeuren
Voorbeeld met verzonnen gegevens
Nabestaandenportaal
Een persoonlijke pagina voor de familie, in uw huisstijl
Elke nabestaande krijgt een eigen link, zonder account of wachtwoord. De familie ziet wat er geregeld is en stuurt foto's en teksten wanneer het hen uitkomt. Minder bellen en mailen, meer rust.
- De uitvaart en het programma, met route en "in mijn agenda"
- Foto's delen vanaf de telefoon, direct bruikbaar op de rouwkaart
- Stukken die u deelt, zoals de proef van de rouwkaart en het draaiboek
- Berichten komen als taak bij de uitvaartverzorger
- Met uw logo, kleuren en een welkomsttekst van uzelf
Aan de slag
Binnen een dag aan het werk
1
Omgeving aanvragen
U krijgt een eigen, afgeschermde omgeving met een eigen database.
2
Inrichten
Huisstijl, prijslijst, sjablonen, uw mailserver en medewerkers. Wij helpen mee.
3
Werken
Uw eerste dossier staat binnen een paar minuten. Op tablet, telefoon en computer.
Prijzen
Eenvoudig per maand. Geen verrassingen.
Een vaste prijs per gebruiker per maand, altijd met alle functies. Hoe meer medewerkers, hoe lager de prijs per gebruiker. Prijzen exclusief btw.
Start
Voor de zelfstandige uitvaartverzorger en kleine ondernemingen
€ 49 per gebruiker per maand
- 1 tot 3 gebruikers
- Alle functies
- Onbeperkt dossiers
- Support per e-mail
Meest gekozen
Team
Voor ondernemingen tot 10 medewerkers
€ 35 per gebruiker per maand
- 4 tot 10 gebruikers
- Alle functies
- Onbeperkt dossiers
- Support per e-mail
Onderneming
Voor meerdere vestigingen
Maatwerk
- Meer dan 10 gebruikers
- Alles uit Team
- Meerdere vestigingen
- Overstap van uw huidige pakket
Optioneel: hulp bij inrichten, € 350 eenmalig. Wij zetten uw huisstijl, prijslijst, sjablonen, mailserver en medewerkers voor u klaar, zodat u meteen aan de slag kunt.
Veiligheid en privacy
Gebouwd voor gevoelige gegevens
Gegevens van overledenen en nabestaanden verdienen de hoogste zorg. Daarom is UitvaartFlow vanaf de eerste regel code gebouwd volgens de AVG.
Eigen database
Iedere onderneming heeft een eigen, afgeschermde database.
Versleuteld
Altijd https. Adressen, telefoonnummers, notities, foto's en documenten versleuteld opgeslagen.
Tweestapsverificatie
Inloggen met wachtwoord én code op de telefoon.
Logboek
Wie welk dossier heeft bekeken of gewijzigd, is altijd terug te zien.
Bewaartermijnen
Instelbaar, met export en verwijderen van een dossier.
Dagelijkse back-ups
Elke dag een back-up, op servers binnen de EU.
Veelgestelde vragen
Vragen over UitvaartFlow
Voor wie is UitvaartFlow bedoeld?
Voor uitvaartondernemingen van ongeveer één tot tien medewerkers. Uitvaartverzorgers, administratie en eigenaar werken in hetzelfde systeem, elk met hun eigen overzicht.
Moet ik iets installeren?
Nee. UitvaartFlow werkt in de browser op computer, tablet en telefoon. Updates en back-ups regelen wij. Een app voor iPhone en iPad is in de maak.
Komen de e-mails uit mijn eigen domein?
Ja. UitvaartFlow verstuurt uitnodigingen, begrotingen, facturen en portaallinks via uw eigen mailserver, vanaf uw eigen adres. Zo komen ze netjes aan en herkent de familie de afzender.
Kan de familie zelf foto's aanleveren?
Ja. Via het nabestaandenportaal sturen zij foto's en bestanden vanaf hun telefoon. Die staan direct in het dossier en zijn met één klik te gebruiken op de rouwkaart.
Kan ik rouwkaarten maken met UitvaartFlow?
Ja. U kiest een ontwerp, de teksten staan al klaar uit het dossier, en u voegt een foto toe. De familie ziet de proef in het portaal. Daarna maakt u een drukklare PDF voor de drukker.
Kan ik mijn eigen prijslijst, sjablonen en huisstijl gebruiken?
Ja. U beheert zelf uw prijslijst, takensjablonen en documentsjablonen. Uw logo, kleuren en lettertype ziet de familie terug in het portaal, op facturen, begrotingen en documenten.
Hoe gaat UitvaartFlow om met wettelijke termijnen?
Termijnen en verplichte stappen zijn instelbaar per onderneming, zodat de planning aansluit op uw werkwijze en de geldende regels.
Wat doet de AI precies?
Op verzoek schrijft UitvaartFlow een eerste concept, bijvoorbeeld voor een rouwkaart of een bestelbericht. Een medewerker controleert en keurt het goed. De AI neemt geen beslissingen en heeft nooit zelf contact met nabestaanden. De functie is volledig uit te zetten.
Kan ik overstappen vanuit mijn huidige pakket?
Vertel ons welk pakket of welke bestanden u nu gebruikt. We bekijken samen hoe de overstap het soepelst verloopt.
Wanneer is UitvaartFlow beschikbaar?
Nu. Probeer de demo, of vraag een eigen omgeving aan. De eerste uitvaartondernemers werken tegen een introductieprijs en denken mee over wat er nog bij komt.
Demo aanvragen
Zie UitvaartFlow in actie
We laten u in 30 minuten zien hoe UitvaartFlow werkt, met uw eigen werkwijze als uitgangspunt. Proefondernemers krijgen een introductieprijs.
- Persoonlijke demo, online of bij u op kantoor
- Gratis proefomgeving
- Hulp bij het inrichten